EMA: Kapitel 4 - neue Anforderungen an die GMP-Dokumentation?

Seit 07. Juli 2025 finden sich auf der Webseite der EMA drei neue Guidance Dokumente im Entwurfsstadium, die bis zum 07. Oktober 2025 kommentiert werden können. Die Dokumente wurden von der EMA GMP/GDP Arbeitsgruppe der Inspektoren zusammen mit der PIC/S entworfen und sollen ab 2026 als endgültige Versionen publiziert werden. Hierzu zählen das Kapitel 4, Annex 11 und Annex 22 (siehe unsere GMP News).

Im Folgenden finden Sie eine erste Einschätzung von Kapitel 4:

Kapitel 4

Der am 07. Juli 2025 publizierte Entwurf von Kapitel 4 (Dokumentation) des EU GMP Leitfadens soll ab 2026 die Version von 2011 ablösen, die aufgrund zahlreicher neuer Technologien überarbeitet wurde. Die Arbeitsgruppe hat ein sehr umfangreiches Dokument entwickelt, das von bislang 9 auf 17 Seiten angewachsen ist und damit dem seit Jahren zu beobachtenden Trend folgt, einen höheren Detaillierungsgrad zu erreichen. Bei einem ersten Vergleich kann man feststellen, dass ca. 50 % des Dokumentes komplett neu geschrieben wurden. Der Rest ist stark überarbeitet, d. h. man muss sich intensiv mit Kapitel 4 auseinandersetzen, da es alle Anforderungen an die Dokumentation im pharmazeutischen Umfeld regeln soll, unabhängig davon, ob diese auf Papier, elektronisch oder hybrid im Unternehmen geführt wird.

Wie zu erwarten, definiert das Kapitel einen "Lebenszyklusansatz" für die Dokumentation, die unter Berücksichtigung der Datenlenkung (Data Governance) aufzubauen ist. Außerdem findet sich überall die Bewertung der möglicherweise auftretenden Risiken entsprechend ICH Q9. In diesem Zusammenhang wird auch dem zunehmenden Outsourcing von GMP- Aktivitäten an Service Provider Rechnung getragen, einschließlich der durch diese Firmen vorzunehmende Archivierung der Dokumentation.

Gemäß des neuen Entwurfs des Kapitel 4 wird erwartet, dass das pharmazeutische Qualitätsmanagementsystem (PQS) alle diese Aktivitäten unter Berücksichtigung der Patientensicherheit regelt. Dort findet sich auch ein Hinweis auf künstliche Intelligenz (4.23 und siehe Entwurf Annex 22), sofern diese bei der Chargenfreigabe eine Rolle spielen sollte.

In dem sehr umfangreich geratenen Kapitel 4 finden sich auch die aus der früheren Version übernommenen, aber deutlich detaillierteren und ergänzten Beschreibungen der verschiedenen Master-Dokumenttypen, die in der pharmazeutischen Herstellung und Kontrolle verwendet werden. Zusätzlich wurde die Kontrolle der nummerierten Formularsätze der Prüfprotokolle (4.62., blank forms), was in der Praxis in der Qualitätskontrolle zahlreicher Unternehmen noch nicht umgesetzt wurde, aufgenommen. Der dafür notwendige zusätzliche Arbeitsaufwand dürfte zu einer Erhöhung der QK-Kosten führen, ohne zu einer messbaren Qualitätsverbesserung beizutragen.
Die in vielen Unternehmen nicht klar festgelegten Aufbewahrungszeiten der GMP-Dokumentation werden in den Absätzen 4.76. bis 4.79. eindeutig definiert, auch im Hinblick auf klinische Prüfmuster mit Referenz zu ATMPs.

Auf die Bedeutung der eigens durchgeführten Unterschrift im GMP-Bereich wird ausführlich eingegangen. Bei elektronischen Unterschriften sollten Hybridsysteme vermieden werden. Im Falle von parallel auf Papier und in elektronischer Form existenten Signaturen (4.70.) ist zu definieren, welche Unterschrift die regulatorisch relevante darstellt. In diesem Zusammenhang wird auch die Beständigkeit der elektronischen Unterschrift über den gesamten Lebenszeitraum eines Dokumentes erwähnt.

Die in zahlreichen Richtlinien zu findenden ALCOA++ Prinzipien der Datenintegrität für statische und dynamische Daten werden hier selbstverständlich erwähnt. Die Definition von Rohdaten, die im GMP-Sektor bisher nicht eindeutig beschrieben wurden, ist allerdings erst im Glossar aufgeführt und dürfte zu Diskussionen führen. Dort finden sich auch eindeutige Definitionen für True Copy, Certified Copy und Verified Copy. Die Official Copy ist zwar im Text erwähnt, jedoch nicht definiert. Eine Controlled Copy ist dagegen nicht mehr aufgeführt.

Zusammenfassung

Zusammenfassend ist festzustellen, dass der Entwurf des neuen Kapitel 4 viele Fragen im Hinblick auf moderne Technologien, Outsourcing und Datenintegrität beantwortet, aber auch erhöhte Anforderungen and die GMP-Dokumentation beinhaltet. Anmerkungen und Kommentare bezüglich dieses Entwurfs können noch bis zum 07. Oktober 2025 auf der Webseite der EMA in der Rubrik "Consultations" eingereicht werden. Dort ist ebenfalls der neue Entwurf des Kapitel 4 zu finden.