Wie erfolgt die Qualifizierung von Dienstleistern im GDP-Umfeld?

Die Qualifizierung von Dienstleistern ist ein zentrales Element der Good Distribution Practice (GDP). Arzneimittel dürfen entlang der Lieferkette weder in ihrer Qualität beeinträchtigt noch in ihrer Sicherheit gefährdet werden. Unternehmen, die Transport, Lagerung, Temperaturüberwachung, IT-Services oder sonstige GDP-relevante Tätigkeiten auslagern, bleiben regulatorisch verantwortlich. Die systematische Qualifizierung von Dienstleistern ist daher verpflichtender Bestandteil eines funktionierenden GDP-Qualitätssystems.

Regulatorische Grundlagen (EU und USA)

Die maßgebliche Grundlage für GDP in der Europäischen Union sind die "Leitlinien vom 5. November 2013 für die gute Vertriebspraxis von Humanarzneimitteln (2013/C 343/01)". In Hinblick auf die Dienstleisterqualifizierung sind insbesondere folgende Kapitel bzw. Forderungen zu nennen:

• Gemäß Kapitel 1.3 (Verwaltung ausgelagerter Tätigkeiten) wird gefordert: "Das Qualitätssicherungssystem sollte sich auch auf die Kontrolle und Überprüfung jeglicher ausgelagerten Tätigkeit im Zusammenhang mit der Beschaffung, der Lagerung, der Lieferung oder der Ausfuhr von Arzneimitteln erstrecken. [...]"
• In Kapitel 1.4 (Überprüfung und Überwachung durch die Geschäftsführung) heißt es, dass die Geschäftsführung über einen formellen Prozess zur Überwachung der Wirksamkeit der im Qualitätssicherungssystem vorgesehenen Verfahren verfügen soll und dabei u.a. auch ausgelagerte Tätigkeiten betrachten soll.
• Gemäß Kapitel 2.2 vii) obliegt der verantwortlichen Person die "Genehmigung aller ausgelagerten Tätigkeiten, die Auswirkungen auf die gute Vertriebspraxis haben könnten."
• In Kapitel 9.2 (Transport) wird auf folgendes hingewiesen: "Übernimmt eine dritte Partei den Transport, sollte der mit dieser abgeschlossene Vertrag die Anforderungen des Kapitels 7 beinhalten. Transportdienstleister sollten vom Großhändler auf die für die Sendung geltenden Transportbedingungen hingewiesen werden. [...]"

In diesem Zusammenhang besonders relevant ist das Kapitel 7, das sich im Detail mit ausgelagerten Tätigkeiten beschäftigt und daher an dieser Stelle wörtlich zitiert werden soll: 

• "7.1 Grundsatz: Alle Tätigkeiten, die in den Erfassungsbereich des Leitfadens über die gute Vertriebspraxis fallen und ausgelagert werden, sollten genau definiert, abgestimmt und kontrolliert werden, damit Missverständnisse, die die Unversehrtheit des Produkts beeinträchtigen könnten, vermieden werden. Zwischen dem Auftraggeber und dem Auftragnehmer muss ein schriftlicher Vertrag geschlossen werden, in dem die Pflichten jeder Partei klar festgelegt sind."
• "7.2 Auftraggeber: Der Auftraggeber ist für die ausgelagerte Tätigkeit verantwortlich.
  Der Auftraggeber ist dafür verantwortlich, die Fähigkeit des Auftragnehmers zur erfolgreichen Durchführung der Arbeiten zu bewerten und mittels Vertragsgestaltung und Audits sicherzustellen, dass die Grundsätze und Leitlinien der guten Vertriebspraxis eingehalten werden. Vor Aufnahme der ausgelagerten Tätigkeiten sowie bei jeder Änderung der ausgelagerten Tätigkeiten sollte ein Audit des Auftragnehmers durchgeführt werden. Die Häufigkeit der Audits sollte auf Risikobasis je nach Art der ausgelagerten Tätigkeiten festgelegt werden. Audits sollten jederzeit gestattet sein.
  Der Auftraggeber sollte dem Auftragnehmer alle Informationen zu Verfügung stellen, die zur Durchführung der ausgelagerten Tätigkeiten gemäß den spezifischen Produktanforderungen und anderen einschlägigen Anforderungen erforderlich sind."
• "7.3 Auftragnehmer: Der Auftragnehmer sollte über angemessene Betriebsräume, Ausrüstung, Fachkenntnis und Erfahrung sowie über fachkundiges Personal zur Durchführung der in Auftrag gegebenen Tätigkeiten verfügen.
  Der Auftragnehmer sollte die ihm im Rahmen des Vertrags übertragenen Aufgaben nur dann an eine dritte Partei weitervergeben, wenn der Auftraggeber diese Vereinbarung zuvor bewertet und gutgeheißen hat und die Drittpartei entweder vom Auftraggeber oder vom Auftragnehmer auditiert worden ist. Die zwischen dem Auftragnehmer und einer dritten Partei getroffenen Abmachungen sollten gewährleisten, dass die Informationen über den Großhandelsvertrieb ebenso zu Verfügung gestellt werden wie in dem ursprünglichen Vertrag zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer vorgesehen.
  Der Auftragnehmer sollte keinerlei Tätigkeiten ausführen, die die Qualität der im Namen des Auftraggebers gehandhabten Produkte beeinträchtigen könnten.
  Der Auftragnehmer hat dem Auftraggeber gemäß den Anforderungen des Vertrags jede Information weiterzuleiten, die einen Einfluss auf die Qualität des Produkts haben könnte."

In den USA existiert kein mit den EU-GDP-Leitlinien vergleichbares, eigenständiges GDP-Regelwerk. Anforderungen ergeben sich u.a. aus:

• Drug Supply Chain Security Act (DSCSA)
• 21 CFR Part 205 (Wholesale Distribution)
• Quality Systems Approach Guidance der FDA

Die FDA erwartet:

• Qualifizierung von Distributionspartnern
• Sicherstellung der Integrität der Lieferkette
• Risikobasierte Überwachung

Grundprinzip: Delegation ist nicht gleich Verantwortungsübertragung

Ein zentrales GDP-Prinzip lautet: Tätigkeiten können ausgelagert werden – regulatorische Verantwortung nicht.

Das bedeutet:

• Der Auftraggeber muss jederzeit nachweisen können, dass der Dienstleister GDP-konform arbeitet.
• Behördeninspektionen prüfen regelmäßig die Dienstleisterqualifizierung.
• Mängel beim Dienstleister können dem Auftraggeber zugerechnet werden.

Umsetzung in der Praxis

Die Qualifizierung beginnt nicht erst mit einem Audit, sondern bereits bei der Auswahlphase. Schon vor Vertragsabschluss erfolgt eine Bewertung der grundsätzlichen Eignung. Hierbei werden Unternehmensstruktur, Zertifizierungen, Inspektionserfahrungen, Qualitätsdokumentation und vorhandene GDP-Nachweise geprüft. Je nach Kritikalität der Tätigkeit wird anschließend eine detaillierte Risikoanalyse durchgeführt.

Risikobewertung vor Auswahl

Die EU-GDP-Leitlinien fordern explizit einen risikobasierten Ansatz. Das bedeutet, dass Intensität und Umfang der Qualifizierungsmaßnahmen vom potenziellen Einfluss des Dienstleisters auf Produktqualität und Patientensicherheit abhängen.

• Einfluss auf Produktqualität
• Anforderungen an die Lager-/Transporttemperatur (2–8 °C, 15–25 °C, -20 °C, -70 °C)
• Dauer der Lagerung oder Transportzeit
• Subunternehmerstruktur
• Historie von Abweichungen

Lieferantenauswahl und Vorbewertung

Hierbei können u.a. folgende Punkte relevant sein:

• Unternehmensprofil
• Marktposition
• Zertifizierungen
• GDP-Zertifikat (falls vorhanden)
• Behördeninspektionen
• Referenzen
• Qualitätshandbuch
• SOP-Struktur
• Temperaturmapping-Berichte
• Validierungsnachweise
• Schulungssystem

Auditierung

Bei mittlerem oder hohem Risiko ist ein Audit in der Regel unverzichtbar. Dieses kann vor Ort oder – in begründeten Fällen – remote erfolgen. Ziel ist es, das Qualitätsmanagementsystem des Dienstleisters umfassend zu bewerten.

Typischerweise werden folgende Aspekte geprüft: Organisation und Verantwortlichkeiten, Schulungssystem, Temperaturüberwachung, Mapping-Studien, Alarmmanagement, Abweichungs- und CAPA-System, Change Management, Dokumentationspraxis, Subunternehmerkontrolle sowie Notfallpläne. Besonders im Transportbereich spielen Validierungsberichte und Temperaturdaten eine entscheidende Rolle.

Das Audit wird mit einem strukturierten Bericht abgeschlossen, der Feststellungen klassifiziert und Fristen zur Mängelbehebung definiert. Erst nach Bewertung der Korrekturmaßnahmen erfolgt eine Freigabeentscheidung.

Qualitätsvereinbarung

Ein zentrales Element ist die schriftliche Qualitätsvereinbarung. Diese muss klar regeln, welche Partei für welche Prozesse verantwortlich ist:

• Verantwortlichkeiten
• Temperaturanforderungen
• Alarmmanagement
• Meldepflichten
• Eskalationsprozesse
• Subunternehmerregelungen
• Dokumentationsanforderungen
• Archivierungsfristen
• Auditrecht
• Business Continuity Plan

Formale Freigabe

Nach Abschluss der Bewertung, Auditierung und Vertragsgestaltung erfolgt eine formale Freigabe durch die verantwortliche GDP-Person. Der Dienstleister wird in eine Liste qualifizierter Partner aufgenommen. Ohne dokumentierte Freigabe darf keine operative Tätigkeit beginnen.

Diese Entscheidung muss nachvollziehbar begründet und archiviert werden, da sie regelmäßig Gegenstand von Behördeninspektionen ist.

Laufende Überwachung und Requalifizierung

Qualifizierung ist kein einmaliger Vorgang. GDP fordert eine kontinuierliche Überwachung.

Monitoring-Elemente

• KPI-Überwachung (Temperaturabweichungen, Lieferzeiten)
• Trendanalysen
• Abweichungsstatistik
• Reklamationsauswertung
• Behördeninspektionsergebnisse
• Periodische Fragebögen
• Review von Zertifikaten

Je nach Risikoklasse werden Re-Audits in definierten Intervallen durchgeführt.

Umgang mit Abweichungen

Kommt es zu GDP-relevanten Abweichungen, muss der Dienstleister diese unverzüglich melden. Das beauftragende Unternehmen bewertet die Auswirkungen auf Produktqualität und Patientensicherheit. Ursachenanalysen und CAPA-Maßnahmen sind verpflichtend. In schweren Fällen kann eine Suspendierung oder Vertragskündigung erforderlich werden.

Ein effektives CAPA-System ist daher ein zentrales Bewertungskriterium bei der Dienstleisterqualifizierung.

Dokumentationsanforderungen

GDP fordert vollständige Nachweisbarkeit:

• Risikoanalyse
• Auditberichte
• CAPA-Nachweise
• Monitoringberichte
• Vertragsunterlagen

Rolle der verantwortlichen Person

Die verantwortliche Person für GDP hat im Zusammenhang mit der Qualifizierung von Dienstleistern im Wesentlichen folgende Aufgaben:

• Genehmigt Dienstleister
• Bewertet Risiken
• Überwacht Monitoring
• Entscheidet bei kritischen Abweichungen
• Bereitet Behördeninspektionen vor

Schulung und kontinuierliche Weiterentwicklung

Da sich regulatorische Anforderungen fortlaufend weiterentwickeln, ist eine regelmäßige Schulung der verantwortlichen Mitarbeiter unerlässlich. Spezialisierte GDP-Trainings bieten unter anderem die ECA Academy sowie Concept Heidelberg an.