Wer muss eine URS unterscheiben?

Die URS (User Requirement Specification) ist ein zentrales Dokument im Rahmen der Qualifizierung und stellt ein wichtiges Element im Lebenszyklus eines GMP-relevanten Systems dar. Immer wieder taucht dabei die Frage auf: Wer muss die URS unterschreiben? Häufig wird dabei auch eine Freigabe durch die Qualitätssicherung (QA) in Betracht gezogen.

Die EU-GMP Regularien machen keine konkreten Vorgaben dazu, wer ein Dokument zu unterschreiben hat. Laut §10 der deutschen AMWHV (Arzneimittel- und Wirkstoffherstellungsverordnung) muss der pharmazeutische Unternehmer jedoch festlegen, welche Dokumente von welchen Funktionen zu genehmigen sind, einschließlich möglicher QA-Freigaben.

Bezüglich der URS gibt es im Glossar des EU-GMP Annex 15 zumindest einen indirekten Hinweis: Die URS wird dort definiert als "eine Reihe von Anforderungen seitens des Eigners, Anwenders und der Technik, die erforderlich und ausreichend sind, um ein realisierbares Design zu schaffen, das den vorgesehenen Zweck des Systems erfüllt". Daraus lässt sich ableiten, dass Systemeigner, Nutzer und Technik dieses Dokument inhaltlich mittragen und typischerweise auch unterzeichnen. In der Regel braucht man die Rollen: Ersteller, Prüfer und Genehmiger. Der Ersteller sollte etwas vom Einsatz der Anlage verstehen (gemäß Annex 15 der User). Das kann ein Meister sein oder ein anderer Mitarbeiter, der das System bedient oder mit ihm arbeitet. Jemand der etwas von der Technik versteht, wie der Betriebsingenieur, kann der Prüfer sein (Technik). Der Leiter der Herstellung ist Systemeigner und Genehmiger. Eine explizite GMP-Forderung zur Unterschrift der QA auf der URS gibt es in Europa nicht - jedoch ist es gängige Praxis, dass die Qualitätssicherung eine URS zumindest mitfreigibt.

Eine Möglichkeit, die QA in den Freigabeprozess ohne zeitliche Verzögerung einzubinden, wird im ECA "Good Practice Guide Qualification & Validation" Guide vorgeschlagen. In diesem wird vorgeschlagen, dass die QA u.a. für das "Quality-Risk-Assessment" QRA 1 zuständig ist. Prüfung und Freigabe der URS durch die QA erfolgen demnach in einem eigenen Arbeitsschritt / Dokument. Diese Vorgehensweise hat den Vorteil, dass die QA-Freigabe zeitlich parallel zur Angebotserstellung durch die Lieferanten erfolgt (wodurch die Ausschreibung schneller erfolgen kann). Die QA kann so auch den Umfang der URS-Prüfung auf die kritischen Aspekte (CQA, CPP) limitieren und hat dadurch i.d.R. weniger Aufwand.

In den USA ist eine QA-Freigabe hingegen deutlich stärker etabliert. Für Betriebe, für die die FDA Relevanz hat, gilt sinngemäß der Grundsatz: "Last signature QA" - also keine endgültige Freigabe ohne Unterschrift durch die Qualitätssicherung.