Häufige GMP Frage: Wie viele Unterschriften sind unter Validierungsplänen-/berichten erforderlich

Im Rahmen von Validierungs- und Qualifizierungs-Aktivitäten bei der Arzneimittel-Fertigung kommt häufiger die Frage auf: Wieviele Unterschriften sollten unter den jeweiligen Pläne und Berichten stehen. Welche Rolle spielen Leiter der Herstellung und QS bei den Unterschriften?

Hinweise geben hier die Kapitel 1, 2 und 4 des EU GMP-Leitfadens Teil I. Im Kapitel 4 finden Sie zum Thema Dokumentation die Vorgaben:

4.2. Unterlagen sollten sorgfältig konzipiert, erstellt, überprüft und verteilt werden.
4.3. Unterlagen, die Anweisungen enthalten, sollten von geeigneten und dazu befugten Personen
genehmigt, unterzeichnet und datiert werden.

Das kann man folgendermaßen zusammenfassen: Es gibt auf Dokumenten einen Ersteller, Überprüfer und Genehmiger. Für die Qualifizierung seiner Geräte und die Validierung seiner Prozesse ist der Leiter der Herstellung verantwortlich (Kapitel 2.7 (4)) Vergleichbares gilt für den Leiter der QK im Labor (2.8.).  

Neu ist seit Gültigwerden des revidierten Kapitels 2 im Februar dieses Jahres:

Außerdem kann, abhängig von der Größe und Organisationsstruktur der Firma, ein eigenständiger Leiter der Qualitätssicherung oder der Qualitätseinheit bestimmt werden. Wenn eine solche Funktion besteht, werden üblicherweise einige der in den Abschnitten 2.7, 2.8 und 2.9 genannten Verantwortlichkeiten von dem Leiter der Qualitätskontrolle und dem Leiter der Herstellung gemeinsam getragen. Die Geschäftsführung sollte daher dafür Sorge tragen, dass die Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten festgelegt sind.

Dabei ist die Übersetzung des letzten Satzes etwas missverständlich formuliert. Im Original heißt es: "Where such a function exists usually some of the responsibilities described in 2.6, 2.7 and 2.8 are shared with the Head of Quality Control and Head of Production and senior management should therefore take care that roles, responsibilities, and authorities are defined."

Das klingt eher danach, dass die QS z. B  Aufgaben vom Leiter Herstellung übernehmen kann. Generell sollte über das QM-System sichergestellt werden, dass Validierungen durchgeführt werden (1.4 (10)).

Fazit: Je nach Ihrer internen Struktur (welche Aufgaben hat z. B. die QS bei Ihnen?) können Sie die  Unterschriften regeln. Klar sollte sein, was genehmigt (genehmigt als Dokument, fachlich geprüft, genehmigt zur Ausführung usw.) und freigegeben (formal freigegeben, inhaltlich freigegeben usw.) bedeutet. Manche Firmen legen so etwas in einer SOP Dokumentation fest.

Letztendlich lässt der GMP-Leitfaden aber auch die Freiheit, es ganz anders zu machen, wenn man damit mindestens zum gleichen Ergebnis kommt und das belegen kann.

Etwas anders ist es in den USA, dort kennt man die persönliche Verantwortung des Leiters Herstellung/ Leites Qualitätskontrolle nicht, insofern nimmt dort die Quality Control Unit (QCU) einen sehr viel höheren Stellenwert ein.

Einen etwas anderen Ansatz geht die American Society of Testing and Materials (ASTM) mittels des Dokuments ASTM E 2500. Dort wird mit "Subject Matter Experts" bei der Qualifizierung gearbeitet und die QS würde nach diesem Model nur die übergeordneten Qualifizierungs-Dokumente unterschreiben. Ein interessanter, schlanker Ansatz, der aber bisher in Europa nur sehr wenig Beachtung findet.