Anlagenqualifizierung, Computersystem-Validierung und Audit Trail im Rahmen eines FDA Warning Letters

Am 22. Mai 2026 erteilte die FDA dem mexikanischen Unternehmen Laboratorios Jaloma S.A. de C.V. einen Warning Letter im Hinblick auf CGMP-Verstöße. Der Warning Letter basiert auf einer FDA-Inspektion im Dezember 2025. Die Antworten der Firma vom 12. Januar 2026 auf die im Formblatt 483 aufgeführten Beanstandungen waren aus Sicht der FDA unzureichend. Warning Letter der FDA verweisen immer auf die im 21 CFR Part 211 festgelegten GMP-Vorgaben, in diesem Fall bei Analysengeräten und deren Software auf: 

Your firm failed to exercise appropriate controls over computer or related systems to assure that only authorized personnel institute changes in master production and control records, or other records (21 CFR 211.68(a))

Beobachtungen

Nach Darstellung der FDA fehlten bei Laboratorios Jaloma ausreichende Kontrollen über den Gaschromatographen, der gebraucht wurde, um Komponenten der Endprodukte zu untersuchen. Der Gaschromatograph war

• nicht ausreichend qualifiziert,
• die Steuerung nicht validiert,
• der Audit Trail nicht aktiviert und
• die Daten der GC-Daten-Erzeugung bzw. -Modifikation waren ungenau.

Weiterhin gab es keine ausreichenden Kontrollen, um die Löschung oder die Manipulation der elektronischen Rohdaten zu vermeiden. Der Inspektor dokumentierte mehrere Chromatographie-Dateien, die nicht auf dem GC-Computer zu finden waren.

Antwort der Firma

Das Unternehmen räumte ein, kein Backup der Dateien auf dem GC-Computer durchzuführen. Man werde aber ein GC-Software-Paket anschaffen und das GC-System validieren. Audit Trails sollen ebenso wie regelmäßige Backups ermöglicht werden.

Die Antworten der Firma zu dieser Beobachtung waren (wie zu erwarten) unzureichend. Warum?

Generell erwartet die FDA mehr als ein "werden wir zukünftig besser machen". Was wurde in diesem Fall erwartet?

• Eine umfassende Bewertung der Auswirkungen der verworfenen bzw. verlorenen Chromatographie-Daten vom GC-Computer.
• Eine Erklärung, wie die Rückverfolgbarkeit von CGMP-relevanten elektronischen Dateien mit falschen Zeitstempeln und ohne Audit-Trail-Daten sichergestellt wird und
• Ein konkreter Zeitplan für den Abschluss der GC-Validierungs- und Qualifizierungsaktivitäten.

Was erwartet die FDA jetzt bei der Beantwortung dieses Warning Letters?

Eine umfassende, unabhängige Bewertung sowie ein CAPA-Plan zur Sicherheit und Integrität der Computersysteme. Dieser sollte einen Bericht enthalten, der Schwachstellen im Design und bei den Kontrollmaßnahmen aufzeigt, geeignete Abhilfemaßnahmen für jedes Labor- und Fertigungscomputersystem vorschlägt und folgende Punkte behandelt:

• Eine Liste aller Hardware im Labor inklusive Einzelgeräten sowie des Netzwerks.
• Eine Liste aller Software-Konfigurationen und -Versionen sowie Details zu den Benutzerrechten und auch den Verantwortlichkeiten bei den IT-Systemen.
• Maßnahmen zur Systemsicherheit, einschließlich, aber nicht beschränkt auf die Frage, ob stets eindeutige Benutzernamen/Passwörter verwendet werden und deren Vertraulichkeit gewährleistet ist.
• Detaillierte Verfahren für die zuverlässige Nutzung und Überprüfung von Audit-Trail-Daten sowie den aktuellen Stand der Audit-Trail-Implementierung für jedes Ihrer Systeme.
• Technologische Verbesserungen zur besseren Integration von Daten, die über elektronische Systeme von Einzelgeräten generiert werden.
• Eine detaillierte Zusammenfassung der Verfahrensaktualisierungen und der damit verbundenen Schulungen, einschließlich, aber nicht beschränkt auf System-Sicherheitskontrollen zur Verhinderung unbefugten Zugriffs und zur Gewährleistung einer angemessenen Zuweisung von Benutzerrollen, die sekundäre Überprüfung aller Analysen sowie weitere Systemkontrollen.

Quelle: Warning Letter an Laboratorios Jaloma S.A. de C.V. vom 22. Mai 2026